令和８年度スマートシティに関連する国際プレゼンス向上支援業務委託

東京都が創設する「SusHi Tech City Award」について、契約開始後に応募受付及び事務局運営を引き継ぎ、国内外の都市からの応募受付、審査運営支援、広報支援及び表彰に向けた企画・準備等を実施する業務。 本アワードは、AI等の先端技術を活用し、市民や地域とともに持続可能な社会の実現に挑む国内外の都市を表彰し、その取組を国内外に発信することで、都市間の知見共有・連携及び都市経営の変革に取り組む都市ネットワークの形成を目指すもの。受賞候補都市の発表及び表彰は、2027年5月開催予定のSusHi Tech Tokyo 2027において実施する予定。 【主な業務内容】 1. アワード実施計画の作成・準備 - 応募受付から審査、受賞候補都市の決定までの実施計画を作成 - 工程・進捗・課題を管理し、東京都と調整 - 契約確定日の翌日から7開庁日以内に業務実施計画書及び実施体制図を提出 2. 募集・応募受付事務局の運営 - 日本語・英語による応募受付体制を整備 - 応募受付、受付完了通知、不備確認、書類差替え、辞退等の手順を定めた運営マニュアルを作成 - 東京都が指定又は承認した応募フォーム等を利用し、受付開始前に動作確認 - 応募受付台帳を作成し、応募者情報、受付日時、提出書類、不備・補正状況、問合せ履歴等を管理 - 原則として応募受付日の翌開庁日までに受付完了通知を送付 - 募集期間中は原則週1回、応募状況を東京都に報告 3. 問合せ対応 - 国内外の都市からの問合せ窓口を設置 - 専用メールアドレス等を用意し、日本語・英語で対応 - 海外との時差や使用言語を考慮した連絡・調整 - 問合せ管理簿を作成し、問合せ内容、回答、対応状況等を記録 - 東京都の判断が必要な問合せは速やかに報告し、指示に従って対応 4. 審査関連業務 - 応募書類を受付番号で整理し、審査資料を作成 - 想定審査対応数は約50者 - 応募書類等について、必要に応じて翻訳を実施 - 都市政策、スマートシティ、AI、データ活用等の専門用語の表記を統一 - 審査委員への資料配布及び受領確認 - 審査要項、審査委員向け説明資料、採点表等を作成 - 採点結果・審査意見を回収・集計し、形式的な不備を確認 - 審査委員会の準備、当日運営、議事録作成等を実施 - 審査委員の就任依頼、日程調整、謝礼支払い及び必要書類の管理 - 審査結果・選定理由等の資料や応募都市への通知案を日本語・英語で作成 - 受賞候補都市及び選定理由の最終決定は東京都が行う 5. 広報・募集周知支援 - アワードの認知度向上及び応募促進に向けた広報物作成を支援 - アワードの趣旨、評価の視点、受賞候補都市に提供される機会等を国内外の都市・関係者に伝えるための広報支援を実施 6. 表彰の企画・準備 - 表彰実施計画案、進行概要、タイムテーブル案、登壇者一覧、投影資料案等を作成 - 受賞候補都市等に参加意向、登壇者、使用言語、写真・ロゴ等を確認 - SusHi Tech Tokyo 2027事務局及び関係者と調整 - 後任受託者等への引継ぎを準備 - 表彰当日の会場設営、受付、進行その他の当日運営は本業務に含まない 7. 業務実施結果の取りまとめ - 応募受付、問合せ、審査、広報、応募促進及び関係者調整の結果を分析 - 応募件数、応募者属性、国・地域、不備状況、問合せ、審査委員の意見、広報実績及び課題等を整理 - 次年度のアワード企画・運営に反映すべき事項を取りまとめ 【履行上の留意点】 - 日本語・英語の二言語対応が必要 - 海外都市・海外審査委員との調整を英語で行える人員を配置 - 国際的なイベント運営及び都市政策に関する知見を有する人員を必要に応じて配置 - 原則週1回の定例会を開催し、進捗・課題・対応方針を報告 - 翻訳・通訳、審査委員謝礼、海外送金に係る費用、審査資料及び表彰関連物品等、仕様書に定める業務に必要な費用を契約金額に含める 【契約期間・スケジュール】 - 契約期間：契約確定の日の翌日から2027年3月31日まで - 応募期間：2026年11月25日から2027年1月上旬を予定 - 表彰：2027年5月開催予定のSusHi Tech Tokyo 2027内 - 表彰当日の運営は本業務の対象外。表彰の企画・準備及び後任受託者等への引継ぎまでを対象とする。

【実施体制】 - 本業務を統括する責任者を定め、業務開始時に実施体制図を東京都へ提出すること - 海外都市及び海外審査委員との連絡調整を英語で行う能力を有する者を配置すること - 国際的なイベント運営及び都市政策に関する知見を有する者を必要に応じて配置すること - 日本語・英語による応募受付、問合せ対応、審査運営等が可能な体制を整備すること 【業務管理】 - 契約確定日の翌日から7開庁日以内に業務実施計画書を提出し、東京都の承認を得ること - 原則週1回の定例会を開催し、進捗・課題・対応方針を報告すること - 打合せ資料は原則として開催日の1開庁日前の正午までに提出し、議事録は東京都の確認後、原則3開庁日以内に提出すること - 応募受付、審査及び表彰準備等に係る成果物を指定期限までに提出すること 【情報管理・守秘義務】 - 業務で知り得た情報を第三者に漏らさないこと - 応募都市・審査委員等の情報を、業務目的に必要な範囲で取得・利用し、適切に管理すること - 東京都のサイバーセキュリティ方針・対策基準と同様の水準で情報セキュリティを確保すること - 個人情報の管理について、東京都が定める基準及び特記仕様を遵守すること 【再委託】 - 業務の全部又は主要な部分の一括再委託は禁止 - 主要部分以外の再委託は、事前に書面又は電磁的記録による東京都の承諾が必要 - 再委託先及び再委託業務を記載した履行体制図等を提出すること - 再委託先にも契約上の遵守事項を適用し、受託者が責任を負うこと 【その他】 - 翻訳・通訳、審査委員への謝礼及び表彰関連費用等、仕様書に定める必要経費を契約金額に含めること - 仕様書上、特定の資本金額、プライバシーマーク、ISO/IEC 27001等の認証取得要件は確認できない - 東京都の競争入札参加資格、営業種目・等級、入札方式、落札方式等は仕様書だけでは確認できず、公告・入札説明書等による確認が必要