海外視察に係るコーディネート業務委託（アメリカ）

本業務は、東京都教育委員会が、生成AI等のデジタル技術を活用して社会課題を解決できる人材の育成を推進するため、米国カリフォルニア州サンフランシスコ・ベイエリアにおける海外視察を実施するに当たり、視察先との連絡調整、訪問手配その他一連のコーディネート業務を委託するものである。 【1. 航空券の手配】 渡航者全員分の往復エコノミークラス航空券を手配する。往路は現地時間2027年1月25日中にサンフランシスコ国際空港へ到着する便、復路は同月29日頃に出発する便を想定する。全員が同一便に搭乗することとし、羽田・成田空港とサンフランシスコ国際空港を発着する便を優先する。航空運賃、空港諸税及び燃油サーチャージは契約金額に含めず、別途請求する。 【2. 宿泊施設・食事場所の手配】 渡航期間中のホテル等を手配する。原則として同一都市内では同一施設とし、安全性、視察先へのアクセス、交通利便性、外国人旅行者の受入実績、緊急時の対応体制等を考慮する。客室はシングルルームとし、トイレ・シャワー設備を備えること。宿泊料金は原則として職員の旅費関係規定の上限単価以内とし、超過する場合は代替候補及び理由を提示する。 朝食・昼食・夕食を取れる店舗を選定し、渡航者全員分の座席を手配する。一部店舗では指定メニューの事前注文も行う。食事代は委託者負担とする。 【3. 通訳者兼ガイドの手配】 原則として渡航期間中は同一の通訳者兼ガイドを専属で配置し、宿泊先及び視察先等に同行させる。逐次通訳、英日・日英通訳、明瞭な日本語での通訳が可能で、同様の業務経験を有する者とする。ガイドについても、現地関係者との調整及び日本語での案内が可能で、同様の業務経験を有すること。 渡航前のオンライン打合せも手配する。標準的な稼働時間は、2～4日目が各日9時～17時、5日目が12時～20時。1日目は空港から宿泊先への移動に同行する。 【4. 現地移動手段の手配】 2027年1月25日から30日まで、職員及び通訳者兼ガイドの移動手段を確保する。原則として運転手付き車両を借り上げるが、安全性等を確保できる場合は、委託者と協議の上で他の効率的な移動手段も採用できる。ガソリン代、通行料、駐車料金等は契約金額に含める。 【5. 視察先との調整】 学校、郡教育局、民間企業については、委託者が訪問日時を調整・確定し、受託者は確定後の連絡調整、事業概要等の情報提供、参加者名簿や車両番号情報の提供などを行う。 文化施設及び市内巡検については、委託者が訪問する地域・箇所数を提示し、受託者はプログラム目的に合致する訪問候補先を複数提示する。委託者が訪問先を決定した後、訪問日時等の必要な調整を行う。入場料・施設利用料及び調整に必要な経費は契約金額に含める。 【6. ESTA申請・通信機材・海外旅行保険】 渡航者全員のESTA申請を代行する。申請料は別途請求するが、申請代行に必要なその他の経費は契約金額に含める。受託者の責めに帰すべき事由により渡航許可が間に合わず予定便に搭乗できなかった場合、遅れて出発する渡航者の渡航費用を受託者が負担する。 緊急連絡用携帯電話及び通信容量無制限のモバイルWi-Fiを、それぞれ1人1台確保する。電話料金・モバイルWi-Fi料金は別途請求する。さらに、委託者職員全員について、個人賠償責任、治療・救援費用、傷害死亡・後遺障害、疾病応急治療・救援費用、携行品損害等を補償する海外旅行保険に加入させる。保険料は委託者負担とする。 【7. 緊急連絡体制】 現地で緊急対応が必要になった場合に迅速に連絡できる体制を確保し、事前に委託者へ連絡する。 【8. 想定行程】 仕様書の別紙1に記載された行程例では、スタンフォード大学 d.school、Design Tech School、サンマテオ郡教育局、ヌエバスクール、民間企業2か所、文化施設及び市内巡検が候補として挙げられている。ただし、これらは例示であり、最終的な訪問先は関係先との調整後に決定する。 【契約期間・支払】 契約期間は契約確定日の翌日から2027年2月15日まで。全業務の終了後、履行状況の確認を経て、適法な請求を受けた日から30日以内に支払われる。

【参加資格】 本資料は仕様書であり、入札公告・入札説明書が含まれていないため、競争参加資格の等級、地域要件、入札方式、落札方式及び入札参加に必要な提出書類は確認できない。公告等で確認する必要がある。 【業務遂行上の要件】 ・渡航者全員分の航空券、宿泊施設、食事場所、通訳者兼ガイド、現地移動手段、訪問先調整、ESTA申請、通信機材及び海外旅行保険等を手配できること。 ・通訳者は逐次通訳及び英日・日英通訳が可能で、同様の業務経験を有すること。 ・ガイドは現地関係者との調整及び日本語での案内が可能で、同様の業務経験を有すること。 ・現地での緊急連絡体制を確保できること。 ・個人情報保護、守秘義務、東京都教育委員会の安全管理基準等を遵守すること。 【再委託】 業務の全部又は主要な部分を一括して第三者に委託することは禁止されている。主要な部分以外の業務を再委託する場合は、事前に委託者の承諾を得る必要がある。再委託先を含む履行体制図等の提出も求められる。 【支払】 全業務の終了後、履行状況の確認を経て、適法な請求を受けた日から30日以内に支払われる。